Wie setzen Sie Prioritäten, wenn Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig haben?
Warum diese Frage gestellt wird
In fast jedem Job landen mehrere Aufgaben gleichzeitig auf dem Tisch. Personaler wollen wissen, ob du dabei den Überblick behältst, Wichtiges von Dringendem unterscheidest und rechtzeitig Bescheid gibst, wenn etwas nicht zu schaffen ist.
Es geht weniger um eine bestimmte Methode als darum, dass du überhaupt ein nachvollziehbares System hast.
So antwortest du
- Erkläre deine Kriterien, zum Beispiel Fristen, Auswirkungen auf Kunden oder Kollegen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.
- Nenne die Werkzeuge, die du nutzt – eine Aufgabenliste, das Eisenhower-Prinzip, ein Ticketsystem oder einen Wochenplan.
- Betone die Abstimmung: Bei widersprüchlichen Prioritäten klärst du mit der Führungskraft, was Vorrang hat.
- Untermauere das mit einem konkreten Beispiel aus einer stressigen Phase.
- Zeig, dass du flexibel bleibst, wenn sich Prioritäten kurzfristig ändern.
Beispielantworten
Ich starte jeden Morgen mit einem kurzen Blick auf alle offenen Aufgaben und sortiere sie danach, was heute fällig ist, was Auswirkungen auf andere hat und was warten kann. Termine und Anfragen der Geschäftsführung, an denen Externe hängen, haben bei mir Vorrang. Wenn zwei Führungskräfte gleichzeitig etwas Dringendes brauchen, entscheide ich das nicht allein, sondern frage kurz nach, was wichtiger ist. In der Woche vor unserer Gesellschafterversammlung musste ich zum Beispiel parallel die Unterlagen vorbereiten, Reisen organisieren und das Tagesgeschäft abdecken. Ich habe Routineaufgaben gebündelt, eine Kollegin um Unterstützung bei der Reiseplanung gebeten, und alles war rechtzeitig fertig.
Im Support arbeite ich mit einem Ticketsystem, und dort gibt es klare Kriterien: Wie viele Personen sind betroffen, und kann jemand gar nicht arbeiten oder nur eingeschränkt? Ein ausgefallener Drucker in der Buchhaltung ist ärgerlich, ein gesperrter Server für die ganze Produktion hat aber Vorrang. Neben diesen Kriterien blocke ich mir jeden Tag eine Stunde für geplante Aufgaben wie Updates, damit sie nicht ständig liegen bleiben. Als bei uns einmal gleichzeitig ein Netzwerkproblem und mehrere Laptop-Einrichtungen für neue Mitarbeitende anstanden, habe ich die Neuen kurz informiert, dass sich ihre Geräte um einen Tag verschieben, und mich zuerst ums Netzwerk gekümmert. So wusste jeder, woran er ist.
Typische Fehler
- Sagen, du machst einfach alles der Reihe nach, wie es reinkommt.
- Eine Methode nennen, die du offensichtlich nur aus Ratgebern kennst und nicht wirklich nutzt.
- Den Eindruck erwecken, du würdest Überstunden machen, statt jemals Prioritäten abzustimmen.
- Kein Beispiel nennen, sodass die Antwort theoretisch bleibt.